Abruf-Formate

• POP3 - E-Mail wird vom Server herunter geladen und (je nach Einstellung) vom Server gelöscht.
    - Daten liegen lokal und nicht beim Provider.
• IMAP - Online-Postfach wird lokal angezeigt.
    - Daten liegen beim Provider.
• Exchange Active Sync (EAS) - proprietäres MS-Format. ActiveSync Schnittstelle ist lizenzpflichtig. XML-basiertes Protokoll über HTTP/HTTPS, um E-Mails, Kontakte, Kalendereinträge, Aufgaben und Notizen von einem Nachrichten-Server mit einem mobilen Endgerät zu synchronisieren. Es können damit auch Geräte-Policies sowie Geräteeigenschaften bearbeitet werden. Der einzige Mail-Client auf einem Desktop-PC mit EAS-Unterstützung ist die Mail-App von Windows 10.
• Exchange MAPI (HTTP bzw. RPC) - Protokoll für Exchange-kompatible E-Mail-Programme unter Windows oder MacOS. MS Outlook spricht kein EAS, sondern Exchange MAPI/RPC.

Datei-Formate

Format	Beschreibung	Programme
EML	Daten im Textformat incl. Header, Formatangaben und HTML-Code unverschlüsselt lesbar. Anhänge werden als Base64 eingebettet. Im Unterschied zu MBOX enthält jede EML-Datei genau eine Nachricht.	Datenformat u.a. von Thunderbird. Outlook Express (nicht Outlook), Tobit David u.v.a.m. unterstützen das Datenformat. Mailstore kann EML exportieren und importieren.
MBOX	Daten im Textformat unverschlüsselt lesbar. Anhänge werden als Base64 eingebettet. Kann im Unterschied zu EML komplette Ordnerstrukturen mit allen Nachrichten speichern. Die Flexibilität macht MBOX zum sinnvollsten Backup- und Archivformat für E-Mail.	Nahezu alle E-Mail Programme außer Outlook können MBOX inclusive Anhänge importieren. Viele UNIX Mailserver verwenden MBOX. Thunderbird nutzt MBOX, läßt aber die Dateiendung weg. Thunderbird kann mit AddOn "ImportExportTools NG" MBOX exportieren und importieren. Apple Mail exportiert und importiert MBOX. Mailstore kann MBOX exportieren und importieren.
MSG	Proprietäres Outlook-Gegenstück zu EML. Binärformat, läßt sich aber im Texteditor lesen.	MS Outlook per Drag&Drop oder "Datei speichern". Mailstore kann MSG exportieren und importieren.
PST	Lokaler Datenspeicher incl. Dateianhänge, Termine, Aufgaben, Kontakte. Binäres, proprietäres Format von MS Outlook. Sehr gut geeignet für Backup/Import/Export.	Outlook bei lokalen Konten, neue Versionen nur bei POP3-Abruf oder Backup, Export und Import. Andere EMail-Clients wie Thunderbird können PST mit AddOns exportieren und importieren. Mailstore kann PST exportieren und importieren.
OST	Offline-Cache, wird vom Programm selbst verwaltet. Binäres, proprietäres Format von MS Outlook. Nicht für Backup/Export/Import geeignet.	Outlook ab 2016 beim Einsatz mit IMAP oder Exchange-Konten.