Dokumentenmanagement (intern)


Das papierloses Büro ist eine super Idee mit leider immer noch vielen Hürden.

Anforderungen:
- Dokumente scannen
- Texterkennung, ggf. Verschlagwortung, Ablage nach gewünschtem System
- Volltextsuche
- möglichst mit Versionierung und Revisionssicherheit

Aufbewahrungspflichten:
- $257 HGB verpflichtet zur Archivierung insbesondere von versandten und empfangenen Handelsbriefen sowie steuerlich relevanten Buchungsbelegen. Die Verpflichtung gilt für elektronische wie auch Papierbriefe gleichermaßen in ihrere originären Form.
- Eingangsrechnungen, aus denen der Vorsteuerabzug geltend gemacht wird, sollten unbedingt im Original aufbewahrt werden.(also elektronische Originale NICHT als Ausdruck!)
- $146 AO schreibt vor, dass man seine Bücher grundsätzlich in Deutschland führen und aufbewahren muß.
- Personendaten (Adressen, E-Mail-Listen, Telefonbücher...) dürfen lt. Bundesdatenschutzgesetz dürfen nur unter besonderen Bedingungen außerhalb der EU transportiert werden.

Softwarelösungen (für Privat oder Kleinunternehmer):
Evernote. Speichert in der Cloud, synchronisiert Clients auf alle Plattformen, gute OCR.
  aber: Datenspeicher in der USA.
Foxdox. Deutsche Cloud, Volltextsuche, brauchbare OCR.
  Client für Windows, Android und iOS.
  WEB-Frontend und Synchronisation der lokalen Ordnerstruktur mit der Cloud. Alle Daten liegen also auch lokal.
  Mit Versionierung. Funktioniert gut.

Nachgedacht:
Noch eine Ablage, noch eine Cloud, noch ein Sync-Dienst?
Ich lege doch eigentlich schon alle wichtigen Dokumente gut sortiert und mit verschlüsseltem Cloud-Backup ab?!
Was fehlt mir eigentlich zu meiner DMS-Lösung?
-> Eine Volltextsuche.

OCR-Lösung: Abbyy PDF Transformer+ - scannt, erkennt, legt ab.
  Das Programm ist nicht zu groß, nicht zu schwerfällig und nicht zu teuer.

Lokale Suchmaschine: File Locator Lt. durchsucht schnell und zuverlässig, auch die durchsuchbaren PDF-Dateien. ->  Windows Suche

Fertig ist mein persönliches DMS.

2015-11-18 09:45 Uwe Kernchen {writeRevision}
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